Challenge Accepted: De kunst van vergunningen – van papier tot praktijk
Iedereen kent het gevoel: je hebt een project dat tot in de puntjes is voorbereid. De plannen liggen klaar, de budgetten zijn berekend, de tekeningen goedgekeurd. En dan komt dat ene onvermijdelijke hoofdstuk: de vergunning. Wat op papier slechts een stap lijkt, blijkt in de praktijk een kluwen van regels, procedures en belangen. In deze aflevering van Challenge Accepted praat host Geert Cools met Stephanie Verbeeck, ruimtelijk planner bij Sweco, en Hans Van der Heyden, teammanager License to Operate binnen de Business Unit Energy Transition. Samen tonen ze hoe het complexe vergunningslandschap ook boeiend, creatief en menselijk kan zijn.a
Van plan naar praktijk
Vergunningen klinken misschien niet spannend, maar ze vormen wel het kruispunt waar visie en uitvoering elkaar ontmoeten. Zonder vergunning geen realisatie, zonder goed proces geen vooruitgang. Stephanie Verbeeck ziet het als een uitdaging om projecten niet alleen door de wetgeving te loodsen, maar ook te zorgen dat ze kwalitatief in hun omgeving passen. “Een vergunning is meer dan een stempel,” vertelt ze. “Het is het bewijs dat een project doordacht, duurzaam en ingebed is in zijn omgeving.”
Voor Hans Van der Heyden gaat het nog verder dan dat. Met zijn team helpt hij bedrijven en overheden hun industriële infrastructuur te verduurzamen, en dat begint bij het juiste vergunningstraject. “Wij vertalen een ambitie naar een haalbaar dossier. Hoe vroeger je start, hoe beter je risico’s kan inschatten en hoe soepeler het proces verloopt.”
Het Sweco Loket als centraal aanspreekpunt
Om het proces te stroomlijnen, richtte Sweco het Sweco Loket op, een intern expertisecentrum waar alle kennis rond vergunningen samenkomt. Het is geen loket met nummertjes en wachtrijen, maar een dynamisch platform waar disciplines elkaar versterken. Hans legt uit: “Met het Sweco Loket brengen we onze vergunningsexperten samen, over alle divisies heen. Of het nu gaat om milieu, stedenbouw of natuur, we zorgen dat de juiste kennis op het juiste moment wordt ingezet.” Ook Stephanie benadrukt het belang van samenwerking. “De kracht van Sweco zit in de kruisbestuiving tussen teams. We werken integraal, van water tot erfgoed, van mobiliteit tot ecologie. Die brede blik maakt dat we projecten echt op maat kunnen begeleiden.”
De taal van vergunningen
Vergunningsexperten spreken hun eigen taal, maar die is niet bedoeld om af te schrikken. Het gaat om nuance, precisie en evenwicht. Stephanie vergelijkt het met schaken: “We denken voortdurend drie stappen vooruit. Wat vandaag een kleine wijziging lijkt, kan morgen een groot effect hebben op de ruimtelijke inpassing of milieueffecten. Het is onze taak om dat spel slim te spelen.” Hans vult aan: “We proberen te laveren tussen regelgeving en realiteit. Er zijn regels, maar er is ook interpretatie, overleg en soms onderhandeling. Een goede vergunningsexpert begrijpt niet alleen de wet, maar ook de context.”
Uitdagingen en successen
Niet elk dossier loopt vlekkeloos. Bezwaren, trage procedures of onvoorziene adviezen kunnen roet in het eten gooien. Toch blijft het team optimistisch. “Alles komt uiteindelijk goed,” lacht Hans. “Maar het vraagt wel doorzettingsvermogen en heldere communicatie. Verwachtingen moeten realistisch zijn en soms moet je durven herbronnen om een dossier op een andere manier aan te pakken.” Stephanie herinnert zich een project waarin erfgoed, waterbeheer en natuurbelangen elkaar leken tegen te spreken. “We zaten met heel wat partijen rond de tafel. Uiteindelijk vonden we een evenwicht waar iedereen zich in kon vinden. Dat geeft voldoening: weten dat je niet gewoon een vergunning hebt binnengehaald, maar ook draagvlak hebt gecreeerd.”
Mee aan tafel bij de Commissie Vergunningen
Sweco beperkt zich niet tot het indienen van dossiers, maar neemt ook actief deel aan het verbeteren van de regelgeving. Onlangs leverden collega’s input aan de Commissie Vergunningen, een initiatief van Voka en de Vlaamse overheid. Hans vertelt: “We willen meeschrijven aan oplossingen die de rechtszekerheid vergroten. Minder grijze zones, meer duidelijkheid voor initiatiefnemers en voor de overheid.”
Vergunningen als maatwerk
Elke aanvraag is uniek. Het verschil tussen een ziekenhuisproject en een industriële site is groot, maar de aanpak blijft gelijk: geïntegreerd, transparant en anticiperend. Het team werkt vandaag met provinciale coördinatoren die de lokale gevoeligheden opvolgen en de kwaliteit bewaken. “Onze sterkte is dat we weten wat er leeft,” zegt Hans. “We volgen regelgeving en beleid van dichtbij op en stemmen onze aanpak voortdurend af.” Stephanie vult aan: “We spiegelen onze werking aan die van de overheid. Dat zorgt voor wederzijds begrip en efficiëntie.”
Toekomstgericht: digitalisering en kennisdeling
De wereld van vergunningen evolueert snel. Nieuwe wetgeving, digitalisering en automatisering brengen nieuwe kansen. Sweco investeert daarom volop in kennisdeling en opleiding. “Het Sweco Loket groeit uit tot een echte community,” legt Stephanie uit. “We organiseren opleidingen, bouwen databanken uit en maken onze expertise toegankelijk voor alle collega’s. Zo kunnen we klanten nog sneller en beter begeleiden.” Hans besluit: “Digitalisering helpt ons om efficiënter te werken, maar de essentie blijft menselijk. Vergunningen draaien om vertrouwen, samenwerking en gezond verstand.”
“Een vergunning is geen eindpunt, maar een bewijs dat visie werkelijkheid wordt.” – Stephanie Verbeeck
Van papier naar praktijk
Deze aflevering van Challenge Accepted bewijst dat vergunningen veel meer zijn dan administratief papierwerk. Achter elk dossier schuilt een verhaal van samenwerking, doorzettingsvermogen en passie voor kwaliteit. Met initiatieven zoals het Sweco Loket toont Sweco dat de toekomst van vergunningen digitaal, integraal en mensgericht is. Zoals host Geert Cools besluit: “Vergunningen zijn misschien niet het spannendste onderwerp op papier, maar in de praktijk vormen ze het hart van elk geslaagd project.”
